अंग्रेजी शब्द ‘एडमिनिस्टर’ दो लैटिन शब्दों और ‘मिनिस्ट्रेट’ के मेल से बना है जिसका अर्थ है ‘सेवा करना या प्रबंधन करना’। वस्तुतः इस शब्द का अर्थ सार्वजनिक या निजी मामलों का प्रबंधन करना है। प्रशासन का तात्पर्य पूर्व-निर्धारित उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए संसाधनों – मानव और सामग्री – को जुटाना है।

इस प्रकार प्रशासन एक लक्ष्य की प्राप्ति के लिए की जाने वाली गतिविधि है। यह एक ऐसा प्रयास है जिसके लिए व्यक्तियों के एक समूह की आवश्यकता होती है, प्रत्येक व्यक्ति व्यक्तिगत रूप से कुछ आवंटित कार्यों को पूरा करता है, जिसे जब सभी द्वारा निष्पादित किया जाता है, तो एक उद्देश्य की प्राप्ति होती है जो पहले से ही स्थापित और स्पष्ट किया जा चुका है।

प्रबंधन को संगठन के संसाधनों का उपयोग करके एक सामान्य लक्ष्य प्राप्त करने के लिए लोगों और उनके काम के प्रबंधन के एक कार्य के रूप में परिभाषित किया गया है। यह एक ऐसा वातावरण बनाता है जिसके तहत प्रबंधक और उसके अधीनस्थ समूह के उद्देश्य की प्राप्ति के लिए मिलकर काम कर सकते हैं। यह ऐसे लोगों का एक समूह है जो संगठन की संपूर्ण प्रणाली को चलाने में अपने कौशल और प्रतिभा का उपयोग करते हैं। यह एक गतिविधि, एक कार्य, एक प्रक्रिया, एक अनुशासन और बहुत कुछ है। योजना बनाना, संगठित करना, नेतृत्व करना, प्रेरित करना, नियंत्रण करना, समन्वय करना और निर्णय लेना प्रबंधन द्वारा की जाने वाली प्रमुख गतिविधियाँ हैं। प्रबंधन संगठन के 5M को एक साथ लाता है, यानी पुरुष, सामग्री, मशीनें, तरीके और पैसा। यह एक परिणामोन्मुख गतिविधि है, जो वांछित आउटपुट प्राप्त करने पर केंद्रित है।

प्रबंधन की प्रकृति को निम्नलिखित तत्वों द्वारा आसानी से सामने लाया जा सकता है:

(i) प्रबंधन लक्ष्य-उन्मुख है: प्रबंधन अपने आप में कोई लक्ष्य नहीं है। यह कुछ लक्ष्यों को प्राप्त करने का एक साधन है। लक्ष्य के बिना प्रबंधन के अस्तित्व का कोई औचित्य नहीं है। प्रबंधन लक्ष्यों को समूह लक्ष्य या संगठनात्मक लक्ष्य कहा जाता है। प्रबंधन का मूल लक्ष्य मानव, भौतिक और वित्तीय संसाधनों के उपयोग में दक्षता और मितव्ययिता सुनिश्चित करना है। प्रबंधन की सफलता इस बात से मापी जाती है कि किसी ने स्थापित लक्ष्यों को किस हद तक हासिल किया। इस प्रकार, प्रबंधन उद्देश्यपूर्ण है।

(ii) प्रबंधन सार्वभौमिक है: गतिविधि के आकार या प्रकार की परवाह किए बिना प्रबंधन प्रत्येक संगठित गतिविधि का एक अनिवार्य तत्व है। जहां भी दो या दो से अधिक व्यक्ति एक समान लक्ष्य के लिए काम में लगे हों, वहां प्रबंधन आवश्यक है। सभी प्रकार के संगठनों, जैसे, परिवार, क्लब, विश्वविद्यालय, सरकार, सेना, क्रिकेट टीम या व्यवसाय, को प्रबंधन की आवश्यकता होती है। इस प्रकार, प्रबंधन एक व्यापक गतिविधि है। प्रबंधन के मूलभूत सिद्धांत संगठित प्रयास के सभी क्षेत्रों में लागू होते हैं।

सभी स्तरों पर प्रबंधक समान बुनियादी कार्य करते हैं।
(iii) प्रबंधन एक एकीकृत बल है: प्रबंधन का सार एक टीम में व्यक्तिगत प्रयासों के समन्वय में निहित है। प्रबंधन व्यक्तिगत लक्ष्यों को संगठनात्मक लक्ष्यों के साथ मिलाता है। एकीकृत करने वाली शक्ति के रूप में, प्रबंधन एक संपूर्ण बनाता है जो अलग-अलग हिस्सों के योग से कहीं अधिक होता है। यह मानव और अन्य संसाधनों को एकीकृत करता है।

(iv) प्रबंधन एक सामाजिक प्रक्रिया है: प्रबंधन लोगों द्वारा, लोगों के माध्यम से और लोगों के लिए किया जाता है। यह एक सामाजिक प्रक्रिया है क्योंकि इसका संबंध पारस्परिक संबंधों से है। प्रबंधन में मानवीय कारक सबसे महत्वपूर्ण तत्व है। के अनुसार

एप्पली के अनुसार, “प्रबंधन लोगों का विकास है न कि चीजों की दिशा।” एक अच्छा प्रबंधक एक नेता होता है, मालिक नहीं। यह मानवीय तत्व की व्यापकता है जो प्रबंधन को एक सामाजिक प्रक्रिया के रूप में अपना विशेष चरित्र प्रदान करती है।

(v) प्रबंधन बहुविषयक है: प्रबंधन को गतिशील परिस्थितियों में मानव व्यवहार से निपटना होता है। इसलिए, यह इंजीनियरिंग, समाजशास्त्र, मनोविज्ञान, अर्थशास्त्र, मानवविज्ञान आदि जैसे कई विषयों से प्राप्त व्यापक ज्ञान पर निर्भर करता है। प्रबंधन में ज्ञान का विशाल भंडार अध्ययन के अन्य क्षेत्रों पर बहुत अधिक निर्भर करता है।

(vi) प्रबंधन एक सतत प्रक्रिया है: प्रबंधन एक गतिशील और निरंतर चलने वाली प्रक्रिया है। प्रबंधन का चक्र तब तक चलता रहता है जब तक समूह के लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए संगठित कार्रवाई होती रहती है।

(vii) प्रबंधन अमूर्त है: प्रबंधन एक अदृश्य या अदृश्य शक्ति है। इसे देखा तो नहीं जा सकता लेकिन परिणाम के रूप में इसकी उपस्थिति हर जगह महसूस की जा सकती है। हालाँकि, जो प्रबंधक प्रबंधन के कार्य करते हैं वे बहुत मूर्त और दृश्यमान होते हैं।

(viii) प्रबंधन एक कला के साथ-साथ विज्ञान भी है: इसमें सैद्धांतिक ज्ञान का एक व्यवस्थित निकाय शामिल है और इसमें इस तरह के ज्ञान का व्यावहारिक अनुप्रयोग भी शामिल है। प्रबंधन भी एक अनुशासन है जिसमें विशेष प्रशिक्षण और इसके सामाजिक दायित्वों से उत्पन्न एक नैतिक संहिता शामिल है।

प्रबंधन के महत्व को निम्नलिखित बिंदुओं द्वारा सामने लाया जा सकता है:-

(i) समूह के लक्ष्यों की प्राप्ति: एक मानव समूह में कई व्यक्ति होते हैं, जिनमें से प्रत्येक कुल कार्य का एक हिस्सा करने में माहिर होता है। प्रत्येक व्यक्ति कुशलतापूर्वक कार्य कर सकता है, लेकिन समग्र रूप से समूह तब तक अपने उद्देश्यों को प्राप्त नहीं कर सकता जब तक कि समूह के सदस्यों के बीच आपसी सहयोग और समन्वय न हो। प्रबंधन समूह में टीम-वर्क और समन्वय बनाता है। वह समूह के उद्देश्यों को उसके सदस्यों के साथ मिलाता है ताकि उनमें से प्रत्येक समूह के लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए अपना सर्वश्रेष्ठ योगदान देने के लिए प्रेरित हो। प्रबंधक समूह के सदस्यों को कड़ी मेहनत करते रहने के लिए प्रेरक नेतृत्व प्रदान करते हैं।

(ii) संसाधनों का इष्टतम उपयोग: प्रबंधक सामग्री, मशीनरी, धन और जनशक्ति की आवश्यकता का पूर्वानुमान लगाते हैं। वे सुनिश्चित करते हैं कि संगठन के पास पर्याप्त संसाधन हों और साथ ही बेकार संसाधन न हों। वे उच्चतम उत्पादकता के लिए अनुकूल वातावरण बनाते और बनाए रखते हैं। प्रबंधक यह सुनिश्चित करते हैं कि कर्मचारी अपना काम अच्छी तरह से जानें और काम के सबसे कुशल तरीकों का उपयोग करें। वे कर्मचारियों को प्रशिक्षण और मार्गदर्शन प्रदान करते हैं ताकि वे उपलब्ध संसाधनों का सर्वोत्तम उपयोग कर सकें।

(iii) लागत को न्यूनतम करना: गलाकाट प्रतिस्पर्धा के आधुनिक युग में कोई भी व्यवसाय तब तक सफल नहीं हो सकता जब तक वह प्रति यूनिट न्यूनतम संभव लागत पर आवश्यक वस्तुओं और सेवाओं की आपूर्ति करने में सक्षम न हो। प्रबंधन दिन-प्रतिदिन के कार्यों को इस तरह से निर्देशित करता है कि सभी अपव्यय और फिजूलखर्ची से बचा जा सके। लागत कम करके और दक्षता में सुधार करके, प्रबंधक किसी उद्यम को प्रतिस्पर्धियों का सामना करने और मुनाफा कमाने में सक्षम बनाते हैं।

(iv) अस्तित्व और विकास: आधुनिक व्यवसाय तेजी से बदलते परिवेश में संचालित होता है। एक उद्यम को बाजार और समाज की बदलती मांगों के अनुरूप खुद को ढालना होगा। प्रबंधन मौजूदा कारोबारी माहौल के संपर्क में रहता है और भविष्य के रुझानों के बारे में अपनी भविष्यवाणी करता है। बदलते परिवेश की चुनौतियों से निपटने के लिए यह पहले से ही कदम उठाता है। व्यावसायिक वातावरण में परिवर्तन जोखिम के साथ-साथ अवसर भी पैदा करते हैं। प्रबंधक उद्यम को जोखिमों को कम करने और अवसरों के लाभों को अधिकतम करने में सक्षम बनाते हैं। इस प्रकार, प्रबंधक व्यवसाय की निरंतरता और समृद्धि को सुविधाजनक बनाते हैं।

(v) रोजगार सृजन: व्यावसायिक उद्यमों की स्थापना और विस्तार करके, प्रबंधक लोगों के लिए नौकरियां पैदा करते हैं। इन संगठनों में काम करके लोग अपनी आजीविका कमाते हैं। प्रबंधक ऐसा वातावरण भी बनाते हैं जिससे उद्यम में काम करने वाले लोगों को नौकरी से संतुष्टि और खुशी मिल सके। इस प्रकार प्रबंधक कर्मचारियों की आर्थिक और सामाजिक आवश्यकताओं को पूरा करने में मदद करते हैं।

(vi) राष्ट्र का विकास: राष्ट्रीय स्तर पर कुशल प्रबंधन भी उतना ही महत्वपूर्ण है। आर्थिक और सामाजिक विकास में प्रबंधन सबसे महत्वपूर्ण कारक है। किसी देश का विकास काफी हद तक उसके संसाधनों के प्रबंधन की गुणवत्ता पर निर्भर करता है। पूंजी निवेश और तकनीकी जानकारी का आयात तब तक आर्थिक विकास नहीं कर सकता जब तक कि धन पैदा करने वाले संसाधनों का कुशलतापूर्वक प्रबंधन नहीं किया जाता। प्रबंधन धन का उत्पादन करके राष्ट्रीय आय और लोगों के जीवन स्तर को बढ़ाता है। इसीलिए प्रबंधन को किसी देश की आर्थिक वृद्धि की कुंजी माना जाता है।