प्रबंधन के कार्य-

दिशा (संचार, पर्यवेक्षण, प्रेरणा, नेतृत्व)

निर्देशन का संबंध संगठन के लोगों को उसके उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए निर्देश देना, मार्गदर्शन करना, पर्यवेक्षण करना और प्रेरित करना है। यह लोगों को यह बताने की प्रक्रिया है कि क्या करना है और यह देखना कि वे इसे सर्वोत्तम संभव तरीके से करें।

निर्देशन में तत्व: निर्देशन में चार आवश्यक तत्व हैं:

संचार
पर्यवेक्षण
प्रेरणा
नेतृत्व

संचार

संचार एक बुनियादी संगठनात्मक कार्य है, जो उस प्रक्रिया को संदर्भित करता है जिसके द्वारा एक व्यक्ति (प्रेषक के रूप में जाना जाता है) किसी अन्य व्यक्ति (प्राप्तकर्ता के रूप में जाना जाता है) को सूचना या संदेश प्रसारित करता है। संगठनों में संचार का उद्देश्य आदेश, निर्देश या जानकारी पहुंचाना है ताकि कर्मचारियों के प्रदर्शन और अन्य दृष्टिकोण में वांछित परिवर्तन लाया जा सके। किसी संगठन में, पर्यवेक्षक अधीनस्थों को सूचना प्रसारित करते हैं। उचित संचार से स्पष्टता आती है और अधीनस्थों का सहयोग सुनिश्चित होता है। दोषपूर्ण संचार वरिष्ठों और अधीनस्थों के बीच गलतफहमी के कारण समस्याएँ पैदा कर सकता है। अधीनस्थों को उन्हें बताए गए संदेश को सही ढंग से समझना चाहिए।

संचार चक्र:-

प्रेषक—> संदेश—>एन्कोडिंग—>चैनल/माध्यम—>संदेश का प्रसारण—>प्राप्त करना और डिकोड करना—>प्रतिक्रिया और प्रतिक्रिया—>प्राप्तकर्ता।

संचार का वर्गीकरण :-

संगठनात्मक संरचना के आधार पर:

औपचारिक और अनौपचारिक संचार
जिस मार्ग से सूचना प्रवाहित होती है उसे संचार का चैनल कहा जाता है। प्रत्येक संगठन में हमारे पास औपचारिक और अनौपचारिक दोनों चैनल होते हैं। संचार के वे मार्ग जो प्रबंधन द्वारा औपचारिक रूप से स्थापित संबंधों पर आधारित होते हैं, औपचारिक चैनल हैं।

उदाहरण के लिए, जिले का कलेक्टर एसडीएम को एक निर्णय बताता है जो फिर तहसीलदार को आदेश या निर्देश जारी कर सकता है।

संचार, जो कर्मचारियों के बीच अनौपचारिक या सामाजिक संबंधों के आधार पर होता है, अनौपचारिक संचार कहलाता है।

उदाहरण के लिए, एक पुलिस इंस्पेक्टर और एक अकाउंटेंट के बीच जानकारी का आदान-प्रदान, क्योंकि वे दोस्त होते हैं या ऐसे ही। अधिकतर अनौपचारिक चैनलों का उपयोग किसी संगठन के सदस्यों की मैत्रीपूर्ण बातचीत के कारण किया जाता है। वास्तव में, यह पूरी तरह से व्यक्तिगत या संगठनात्मक मामलों से संबंधित हो सकता है।

दिशा के आधार पर

ऊपर की ओर: जब कर्मचारी वरिष्ठ को कोई अनुरोध, अपील, रिपोर्ट, सुझाव या विचार संप्रेषित करते हैं, तो संचार का प्रवाह ऊपर की ओर होता है, अर्थात नीचे से ऊपर की ओर। उदाहरण के लिए, जब एक टाइपिस्ट सुझाव बॉक्स में एक सुझाव डालता है, या एक फोरमैन फैक्ट्री प्रबंधक को मशीनरी के खराब होने की रिपोर्ट करता है, तो संचार का प्रवाह ऊपर की ओर होता है। उर्ध्व संचार कर्मचारियों को अपने विभाग के संचालन में सक्रिय रूप से भाग लेने के लिए प्रोत्साहित करता है। जब उनके पर्यवेक्षक नौकरियों को प्रभावित करने वाली समस्याओं के बारे में सुनते हैं तो उन्हें प्रोत्साहन मिलता है और उनकी जिम्मेदारी की भावना बढ़ जाती है।

नीचे की ओर: जब संचार वरिष्ठों से पदानुक्रम में नीचे की ओर किया जाता है तो इसे नीचे की ओर संचार कहा जाता है। उदाहरण के लिए, जब वरिष्ठ अपने अधीनस्थों को आदेश और निर्देश जारी करते हैं, तो इसे अधोमुखी संचार के रूप में जाना जाता है। जब महाप्रबंधक पर्यवेक्षकों को ओवरटाइम काम करने का आदेश देता है, तो संचार का प्रवाह नीचे की ओर होता है, यानी ऊपर से नीचे की ओर। इसी प्रकार, बुलेटिन बोर्ड, मेमो, रिपोर्ट, भाषण, बैठकें आदि के माध्यम से कार्य असाइनमेंट, नोटिस, प्रदर्शन के अनुरोध आदि का संचार, सभी प्रकार के डाउनवर्ड संचार हैं।

क्षैतिज: संगठन में समान स्तर के सदस्यों के बीच भी संचार हो सकता है। उदाहरण के लिए, उत्पादन प्रबंधक बिक्री प्रबंधक को उत्पादन योजना बता सकता है। इसे संचार के क्षैतिज प्रवाह के रूप में जाना जाता है। यहां एक ही पद और स्थिति के लोगों के बीच संचार होता है। इस तरह का संचार उन गतिविधियों के समन्वय को सुविधाजनक बनाता है जो अन्योन्याश्रित हैं।

विकर्ण: जब संचार उन लोगों के बीच नहीं होता है जो एक ही विभाग में हैं और न ही संगठनात्मक पदानुक्रम के समान स्तर पर हैं, तो इसे विकर्ण संचार कहा जाता है। उदाहरण के लिए, वितरण लागत विश्लेषण के उद्देश्य से लागत लेखाकार बिक्री प्रतिनिधियों से रिपोर्ट का अनुरोध कर सकता है, न कि बिक्री प्रबंधक से। इस प्रकार का संचार विशेष परिस्थितियों में होता है।

अभिव्यक्ति की विधा के आधार पर

मौखिक और गैर-मौखिक संचार: प्रयुक्त मोड के आधार पर, संचार मौखिक या गैर-मौखिक हो सकता है। संचार करते समय, प्रबंधक अपने अधीनस्थों से आमने-सामने या टेलीफोन पर बात कर सकते हैं या वे पत्र भेज सकते हैं, नोटिस जारी कर सकते हैं या मेमो भेज सकते हैं। ये सभी मौखिक संचार हैं। इस प्रकार, संचार के मौखिक तरीके मौखिक और लिखित हो सकते हैं। आमने-सामने संचार, जैसे साक्षात्कार, बैठकें और सेमिनार, मौखिक संचार के उदाहरण हैं। टेलीफोन पर या अंतर-संचार प्रणाली के माध्यम से आदेश और निर्देश जारी करना भी मौखिक संचार है। संचार के लिखित तरीकों में पत्र, परिपत्र, नोटिस और मेमो शामिल हैं। कभी-कभी मौखिक संचार को गैर-मौखिक संचार जैसे चेहरे के भाव और शारीरिक हावभाव द्वारा समर्थित किया जाता है। उदाहरण के लिए – हाथ हिलाना, मुस्कुराना या भौंहें सिकोड़ना आदि। इसे सांकेतिक संचार भी कहा जाता है.

पर्यवेक्षण

यह देखना प्रबंधक का कर्तव्य है कि वे निर्देशों के अनुसार कार्य करें। प्रबंधक पर्यवेक्षकों की भूमिका निभाते हैं और यह सुनिश्चित करते हैं कि कार्य निर्देशों और योजनाओं के अनुसार किया जाए। पर्यवेक्षक सभी निर्देशों को स्पष्ट करते हैं और कर्मचारियों को दूसरों के सहयोग से एक टीम के रूप में काम करने के लिए मार्गदर्शन करते हैं।

यद्यपि प्रबंधन के सभी स्तरों पर पर्यवेक्षण की आवश्यकता होती है, परिचालन स्तर पर यानी पहली पंक्ति के पर्यवेक्षक के स्तर पर इसका बहुत महत्व है। इस स्तर पर प्रबंधक अपना अधिकतम समय अधीनस्थों के कार्य के पर्यवेक्षण में लगाते हैं। हालाँकि शीर्ष या मध्यम स्तर के प्रबंधक भी अपने अधीनस्थ प्रबंधकों के काम की निगरानी करते हैं, लेकिन यह पहली पंक्ति के पर्यवेक्षक हैं जो संचालकों यानी कारखाने में श्रमिकों और कार्यालय में लिपिक कर्मचारियों के साथ सीधे और निरंतर संपर्क में रहते हैं। इस प्रकार, वे किसी संगठन में अधिकांश कर्मचारियों के माध्यम से काम करवाने के लिए सीधे तौर पर जिम्मेदार होते हैं।

एक पर्यवेक्षक के कार्य

एक पर्यवेक्षक अन्य सभी प्रबंधकों की तरह प्रबंधन के सबसे निचले स्तर पर काम करता है, वह अपने अधीनस्थों और विभाग के संबंध में योजना, संगठन, निर्देशन और नियंत्रण के कार्य करता है। उनके समय का एक बड़ा हिस्सा अपने अधीनस्थों की गतिविधियों को निर्देशित और नियंत्रित करने में समर्पित है। वह अपने अधीनस्थों की गतिविधियों को उद्यम के अन्य विभागों की गतिविधियों के साथ एकीकृत करके समन्वय भी करता है। इसके अलावा वह कुछ विशेष कार्य भी करता है जिनका वर्णन नीचे किया गया है:

शीर्ष प्रबंधन और श्रमिकों के बीच की कड़ी: एक पर्यवेक्षक उच्च स्तर पर काम करने वाले प्रबंधकों और श्रमिकों के बीच एक कड़ी के रूप में काम करता है। वह उच्च स्तरीय प्रबंधकों के निर्णय को श्रमिकों तक पहुंचाता है और विभिन्न प्रदर्शन रिपोर्टों के माध्यम से श्रमिकों के प्रदर्शन को उच्च स्तरीय प्रबंधन तक भी पहुंचाता है। वह श्रमिकों की शिकायतों, मांगों की भावनाओं आदि को उच्च स्तर के प्रबंधन तक भी पहुंचाता है।

आदर्श वातावरण का निर्माण: कार्यकर्ताओं और प्रबंधन के बीच एक महत्वपूर्ण कड़ी होने के नाते एक पर्यवेक्षक से अपेक्षा की जाती है कि वह उच्च स्तरीय प्रबंधन के विचारों, इच्छाओं और निर्णयों को श्रमिकों तक सही ढंग से संप्रेषित करके संगठन में काम के लिए एक आदर्श माहौल बनाए।

श्रमिकों का मार्गदर्शन करना: सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने के लिए पर्यवेक्षक श्रमिकों को उनकी कार्य क्षमता और योग्यता को ध्यान में रखते हुए कार्य सौंपता है। वह उन्हें कार्यों के उचित निष्पादन के लिए आवश्यक उपकरण और उपकरण, कच्चा माल आदि उपलब्ध कराता है। वह यह सुनिश्चित करने के लिए कार्यकर्ता का उचित मार्गदर्शन भी करता है कि कार्य पूर्णता और सटीकता के साथ किया गया है।

गुणवत्ता आउटपुट: एक पर्यवेक्षक को श्रमिकों के प्रदर्शन पर निरंतर निगरानी के माध्यम से गुणवत्तापूर्ण आउटपुट सुनिश्चित करना होता है। वह सुनिश्चित करता है कि कार्यकर्ता का प्रदर्शन योजनाओं के अनुसार हो। इसके परिणामस्वरूप आउटपुट का अध्ययन प्रवाह होता है।

फीडबैक: एक पर्यवेक्षक अपने अधीनस्थों के प्रदर्शन पर नजर रखता है और उनकी ताकत और कमजोरियों की पहचान करता है। वह भविष्य में श्रमिकों के प्रदर्शन को और बेहतर बनाने के उद्देश्य से श्रमिकों को इस बारे में फीडबैक देते हैं।

प्रशिक्षण कार्यक्रम सुझाएँ: एक पर्यवेक्षक उन क्षेत्रों की पहचान करता है जिनमें श्रमिकों को प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है और तदनुसार प्रशिक्षण कार्यक्रम सुझाता है जो उनके लिए आयोजित किए जाने चाहिए।

प्रेरणा

प्रेरणा निर्देशन का एक महत्वपूर्ण तत्व है।

यह एक ऐसी शक्ति है जो किसी व्यक्ति को निर्दिष्ट उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए अपनी सर्वोत्तम क्षमता का उपयोग करने की इच्छा को तीव्र करने के लिए प्रेरित करती है। यह वित्तीय (जैसे बोनस, कमीशन आदि) या गैर-वित्तीय (जैसे प्रशंसा, वृद्धि आदि) जैसे प्रोत्साहनों के रूप में हो सकता है, या यह सकारात्मक या नकारात्मक हो सकता है। मूलतः, प्रेरणाएँ लक्ष्यों की ओर निर्देशित होती हैं और लोगों को कार्य करने के लिए प्रेरित करती हैं।

प्रेरणा का महत्व कार्य करने की इस क्षमता को कार्य करने की इच्छा में बदलने में निहित है। प्रदर्शन क्षमता के साथ-साथ इच्छा पर भी निर्भर करता है; और इच्छा प्रेरणा पर निर्भर करती है। इस प्रकार, लोगों को कार्य करने के लिए निर्देशित करने में प्रेरणा एक प्रमुख तत्व है।

प्रत्येक कर्मचारी की अपनी कुछ जरूरतें होती हैं जिन्हें वह पूरा करना चाहता है। निर्देशन करते समय यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि व्यक्ति की किसी अधूरी आवश्यकता का ध्यान रखा जा रहा है।

आवश्यकताओं का मैस्लो का पदानुक्रम:-

मास्लो के अनुसार, एक व्यक्ति की कई आवश्यकताएँ होती हैं और उनका क्रम निर्धारित किया जा सकता है। यदि कोई व्यक्ति अपनी पहली आवश्यकता को पूरा कर लेता है तो वह अपनी अगली आवश्यकता के बारे में सोचता है। दूसरी आवश्यकता को पूरा करने के बाद वह तीसरी आवश्यकता को पूरा करने का प्रयास करता है इत्यादि। अतः आवश्यकताएँ प्रेरक हैं। मास्लो ने आवश्यकताओं का पदानुक्रम निम्नलिखित प्रकार से दिया है:

शारीरिक आवश्यकताएँ: इन आवश्यकताओं में भोजन, आश्रय और कपड़ों की आवश्यकता शामिल है।

2. सुरक्षा और सुरक्षा आवश्यकताएँ: एक बार जब शारीरिक ज़रूरतें पूरी हो जाती हैं तो लोग अपनी सुरक्षा के बारे में सोचना शुरू कर देते हैं। सुरक्षा आवश्यकताओं में शारीरिक सुरक्षा और आर्थिक सुरक्षा की आवश्यकता शामिल है। शारीरिक सुरक्षा का अर्थ है दुर्घटनाओं, बीमारी आदि से सुरक्षा। आर्थिक सुरक्षा का तात्पर्य आजीविका की सुरक्षा से है।

सामाजिक आवश्यकताएँ: मनुष्य एक सामाजिक प्राणी है। वह समाज में सम्मानपूर्वक रहना चाहता है। इसलिए, वह ऐसे दोस्त और रिश्तेदार चाहता है जिनके साथ वह अपने सुख-दुख साझा कर सके। सामाजिक आवश्यकताओं में प्रेम, स्नेह, मित्रता आदि की आवश्यकता शामिल है।

4. सम्मान की आवश्यकताएँ: ये सम्मान और मान्यता की आवश्यकता हैं। सम्मान की जरूरतों को अहंकार की जरूरतों के रूप में भी जाना जाता है।

आत्म-बोध की आवश्यकताएँ: आत्म-बोध की आवश्यकता का संबंध वह बनने से है जो एक व्यक्ति बनने में सक्षम है। इन आवश्यकताओं में विकास की आवश्यकता, आत्म-संतुष्टि आदि शामिल हैं।

वित्तीय और गैर-वित्तीय पदानुक्रम सिद्धांत

मौद्रिक/वित्तीय प्रोत्साहन का सीधा संबंध धन से होता है। गैर-वित्तीय प्रोत्साहनों का धन से सीधा संबंध नहीं है। निम्नलिखित वित्तीय प्रोत्साहन हैं:

वेतन और भत्ते: वेतन प्रत्येक कर्मचारी का मूल मौद्रिक प्रोत्साहन है। वेतन में मूल वेतन, महंगाई भत्ता आदि शामिल है।

बोनस: बोनस का अर्थ है कर्मचारियों को उनके नियमित पारिश्रमिक के अतिरिक्त भुगतान। बोनस नकद, रिसॉर्ट्स या विदेशी देशों की मुफ्त यात्रा आदि के रूप में प्रदान किया जाता है।

कमीशन: बिक्री विभाग में, बिक्री व्यक्तियों को उनकी बिक्री के आधार पर कमीशन मिलता है।

सेवानिवृत्ति लाभ: सेवानिवृत्ति के बाद प्रत्येक कर्मचारी अपने भविष्य को लेकर चिंतित रहता है। कुछ सेवानिवृत्ति लाभ भविष्य निधि, पेंशन, ग्रेच्युटी आदि हैं।

अनुलाभ: किराया मुक्त आवास, कार भत्ता, नौकर की सुविधा आदि को अनुलाभ कहा जाता है।

गैर-वित्तीय प्रोत्साहन: वित्तीय प्रोत्साहनों के अलावा कुछ गैर-वित्तीय प्रोत्साहन भी हैं जो कर्मचारियों को प्रेरित करते हैं। महत्वपूर्ण गैर-वित्तीय प्रोत्साहन नीचे दिया गया है:

कैरियर में उन्नति के अवसर: उपयुक्त कौशल विकास कार्यक्रम कर्मचारियों को बेहतर प्रदर्शन दिखाने के लिए प्रोत्साहित करेंगे।

स्थिति: स्थिति का अर्थ है किसी संगठन में किसी व्यक्ति का पद। रैंक अधिकार, जिम्मेदारी और अन्य अतिरिक्त लाभों से जुड़ा हुआ है। हर किसी की चाहत होती है कि वह ऊंचे पद पर रहे। इसलिए किसी कर्मचारी को उच्च पद पर रखकर प्रेरित किया जा सकता है।

कर्मचारी पहचान कार्यक्रम: प्रत्येक कर्मचारी चाहता है कि उसे संगठन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा माना जाए। किसी संगठन का कार्य इस प्रकार वितरित किया जाना चाहिए कि प्रत्येक कर्मचारी को लगे कि उसका कार्य लाभदायक है और वह उस कार्य को करने में सक्षम है। इससे कार्यकर्ता को प्रेरणा मिलती है और वह कड़ी मेहनत और जिम्मेदार तरीके से काम करता है।

कर्मचारी की भागीदारी: इसका अर्थ है निर्णय लेने में कर्मचारी को शामिल करना, खासकर जब निर्णय श्रमिकों से संबंधित हों।

संगठन का माहौल: इसका अर्थ है वरिष्ठ और अधीनस्थों के बीच का संबंध। यदि किसी संगठन में स्वस्थ वातावरण मौजूद है तो कर्मचारी अपना सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन कर सकते हैं। यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि लोगों की ज़रूरतें और इच्छाएँ बदलती रहती हैं। एक बार जब उनकी बुनियादी ज़रूरतें पूरी हो जाती हैं, तो अन्य ज़रूरतें पैदा हो जाती हैं। इस प्रकार, प्रबंधकों को अधीनस्थों की जरूरतों और इच्छाओं को समझना होगा और निर्णय लेना होगा कि उन्हें कैसे प्रेरित किया जाए। विभिन्न प्रकार की आवश्यकताओं का ज्ञान एक प्रबंधक को व्यक्तियों को प्रेरित करने के लिए विभिन्न तरीकों को अपनाने में सक्षम बनाता है, जो इस बात पर निर्भर करता है कि व्यक्ति की कौन सी आवश्यकता संतुष्ट नहीं है। उदाहरण के लिए, एक व्यक्ति जिसकी शारीरिक ज़रूरतें पूरी नहीं हुई हैं, उसे वेतन में वृद्धि के वादे के साथ काम करने के लिए प्रेरित किया जा सकता है, जबकि एक अन्य व्यक्ति को प्रेरित किया जा सकता है यदि उसे वेतन की परवाह किए बिना बहुत चुनौतीपूर्ण काम करने के लिए दिया जाए।

नेतृत्व

नेतृत्व वह प्रक्रिया है, जो लोगों को प्रभावित करती है और उन्हें संगठनात्मक उद्देश्यों को स्वेच्छा से पूरा करने के लिए प्रेरित करती है। प्रबंधकीय नेतृत्व का मुख्य उद्देश्य लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कार्यसमूह का इच्छुक सहयोग प्राप्त करना है।

नेतृत्व लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए वांछित तरीके से काम करने के लिए दूसरों को मनाने और प्रेरित करने की क्षमता है। इस प्रकार, वह व्यक्ति जो दूसरों को प्रभावित करने और उन्हें अपने निर्देशों का पालन करने में सक्षम बनाता है, नेता कहलाता है।

नेतृत्व और प्रबंधन दो अलग अवधारणाएँ हैं।

नेतृत्व औपचारिक और अनौपचारिक दोनों संगठनों में मौजूद है लेकिन प्रबंधन औपचारिक संगठन में काम करता है।

नेतृत्व शैली :

निरंकुश या सर्वसत्तावादी शैली : 2 प्रकार
शुद्ध निरंकुश या नकारात्मक नेता: तानाशाह और सभी निर्णय स्वयं लेता है।

परोपकारी निरंकुश या सकारात्मक नेता: अधीनस्थों को प्रभावित करने और अधीनस्थों के कल्याण के लिए पुरस्कार शक्ति।

सहभागी नेता: प्राधिकार का विकेंद्रीकरण करते हैं, ऐसे नेता निर्णय लेने की प्रक्रिया में अधीनस्थों को शामिल करते हैं।

स्वतंत्र लगाम या लाईसेज़ – निष्पक्ष शैली: नेता अपनी शक्ति का बहुत कम उपयोग करता है, अपने अधीनस्थों को उनके संचालन में उच्च स्तर की स्वतंत्रता देता है। अधीनस्थों को अपना कार्य करने में सहायता करता है।

पितृसत्तात्मक नेतृत्व: यह स्वभाव से सत्तावादी है। अत्यधिक कार्य-केन्द्रित लेकिन अधीनस्थों का ख्याल रखता है।

नेतृत्व गुण:- सफल होने के लिए एक नेता में कुछ गुण होने चाहिए। एक अच्छे नेता को पेशेवर रूप से सक्षम, बुद्धिमान, विश्लेषणात्मक होना चाहिए और उसमें ईमानदारी, ईमानदारी, सत्यनिष्ठा और जिम्मेदारी की भावना सहित निष्पक्ष खेल की भावना होनी चाहिए। उसके पास पहल, दृढ़ता, मेहनती और अपने दृष्टिकोण में यथार्थवादी होना चाहिए। उसे अपने अधीनस्थों से प्रभावी ढंग से संवाद करने में भी सक्षम होना चाहिए। किसी भी नेता के लिए मानवीय संबंध कौशल आवश्यक है। पहले, यह माना जाता था कि किसी नेता की सफलता या प्रभावशीलता उसके व्यक्तिगत गुणों या विशेषताओं, जैसे शारीरिक बनावट, बुद्धिमत्ता, आत्मविश्वास, सतर्कता और पहल पर निर्भर करती है।