प्रबंधन के कार्य-संगठन करना

आयोजन गतिविधियों की पहचान और समूहीकरण, प्रबंधकों को कर्तव्य सौंपने और अधिकार सौंपने, आवश्यक संसाधनों को आवंटित करने और अपने उद्देश्यों को प्राप्त करने की दृष्टि से किसी संगठन के व्यक्तियों और विभाग के बीच समन्वय स्थापित करने की प्रक्रिया है।

आयोजन की प्रक्रिया :

आयोजन की प्रक्रिया में निम्नलिखित चरण शामिल हैं –

गतिविधियों की पहचान: प्रत्येक उद्यम एक विशिष्ट उद्देश्य से बनाया जाता है। इसके आधार पर इसमें शामिल गतिविधियों की पहचान की जा सकती है। उदाहरण के लिए, एक विनिर्माण फर्म में, सामान का उत्पादन करना और उन्हें बेचना नियमित गतिविधियों के अलावा प्रमुख गतिविधियाँ हैं जैसे, कर्मचारियों को वेतन देना; बाहर से ऋण जुटाना, सरकार को करों का भुगतान करना आदि और ये गतिविधियाँ तब भिन्न होती हैं जब संगठन एक सेवा संस्था या व्यापारिक फर्म हो।

गतिविधियों का समूहीकरण: एक बार गतिविधियों की पहचान हो जाने के बाद, उन्हें समूहीकृत करने की आवश्यकता होती है। उन्हें अलग-अलग तरीकों से समूहीकृत किया गया है। जो गतिविधियाँ प्रकृति में समान हैं उन्हें एक समूह में रखा जा सकता है और एक अलग विभाग बनाया जा सकता है। उदाहरण के लिए – किसी उत्पाद की बिक्री से पहले, उत्पाद की बिक्री के दौरान और उत्पाद की बिक्री के बाद की जाने वाली गतिविधियों को विपणन विभाग के कार्यों के अंतर्गत समूहीकृत किया जा सकता है। आम तौर पर, एक विनिर्माण इकाई की सभी गतिविधियों को क्रय, उत्पादन, विपणन, लेखांकन और वित्त इत्यादि जैसे प्रमुख कार्यों में समूहीकृत किया जा सकता है और प्रत्येक कार्य को विभिन्न विशिष्ट नौकरियों में विभाजित किया जा सकता है।

जिम्मेदारियों का असाइनमेंट: सभी गतिविधियों को विशिष्ट कार्यों में पहचानने, समूहीकृत करने और वर्गीकृत करने का अभ्यास पूरा करने के बाद, उन्हें देखभाल के लिए व्यक्तियों को सौंपा जा सकता है।

अधिकार प्रदान करना: विशिष्ट व्यक्तियों को दी गई जिम्मेदारियों के आधार पर, उन्हें प्रभावी प्रदर्शन सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक अधिकार भी दिया जाना है।

संबंध स्थापित करना: यह प्रबंधन का एक बहुत ही महत्वपूर्ण काम है क्योंकि संगठन में हर किसी को पता होना चाहिए कि उसे किसे रिपोर्ट करना है, जिससे रिश्तों की संरचना स्थापित हो सके। ऐसा करने से संबंध स्पष्ट हो जाते हैं और प्रत्यायोजन की सुविधा मिलती है।

संगठन संरचना

संगठन संरचना लोगों के बीच औपचारिक प्राधिकार संबंधों का एक नेटवर्क है जिसके भीतर संगठनात्मक उद्देश्यों की पूर्ति के लिए लोगों के व्यवहार और गतिविधियों को विनियमित किया जाता है।

संगठनात्मक संरचना के रूप

रेखा संगठन

शुद्ध रेखा:- एक विशेष स्तर पर गतिविधियाँ समान होती हैं, प्रत्येक कर्मचारी कुल मिलाकर एक ही प्रकार का कार्य करता है।

विभागीय रेखा:- संपूर्ण कार्य कार्यात्मक विभागों में विभाजित है। प्रत्येक विभाग एक विभाग प्रबंधक की देखरेख और निर्देशन में एक आत्मनिर्भर इकाई के रूप में काम करता है जो स्वयं तत्काल बॉस के अधीन काम करता है।

लाइन और कर्मचारी संगठन

यह वह है जिसमें लाइन प्रबंधकों को सलाह देने और सहायता करने के लिए जिम्मेदार विशेषज्ञ के अलावा संगठन में विभिन्न स्तरों के बीच सीधे ऊर्ध्वाधर संबंध रखने वाले लाइन प्रबंधक होते हैं।

कार्यात्मक संगठन

इसके अनुसार, लाइन अथॉरिटी को स्टाफ विशेषज्ञों के माध्यम से प्रसारित किया जाता है। ऐसी संगठनात्मक संरचना में, लाइन प्राधिकरण कई कार्यात्मक विशेषज्ञों के माध्यम से चलता है जिनके पास विशेषज्ञता के अपने संबंधित क्षेत्रों में आदेश जारी करने का अधिकार होता है।

परियोजना संगठन

यह एक अस्थायी संरचना है जिसे संगठन के विभिन्न कार्यात्मक विभागों से लिए गए विशेषज्ञों की मदद से किसी विशिष्ट कार्य या परियोजना को पूरा करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

मैट्रिक्स या ग्रिड संगठन

यह स्थायी संगठनात्मक संरचना है जिसे संगठन के भीतर विभिन्न कार्यात्मक विभागों से तैयार विशेषज्ञों की टीमों का उपयोग करके विशिष्ट परियोजना या परिणाम को पूरा करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह परियोजना संगठन और कार्यात्मक संगठन का एक संयोजन है।

समिति संगठन

यह 2 या अधिक नियुक्त, नामांकित या निर्वाचित व्यक्तियों का एक समूह है जो इसे सौंपे गए किसी मुद्दे या मामले पर विचार करने, चर्चा करने, निर्णय लेने, सिफारिश करने या रिपोर्ट करने के लिए होता है।

अनौपचारिक एवं औपचारिक संगठन

औपचारिक संगठन का तात्पर्य अच्छी तरह से परिभाषित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए विभागों, प्रभागों और व्यक्तियों के बीच संबंधों के आधिकारिक रूप से स्थापित पैटर्न से है और यह भूमिकाओं की एक सचेत रूप से डिजाइन की गई संरचना है।

दूसरी ओर, अनौपचारिक संगठन, व्यक्तिगत दृष्टिकोण, पसंद और नापसंद के आधार पर संगठन में व्यक्तियों के बीच संबंधों को संदर्भित करते हैं और उनकी सामाजिक और भावनात्मक जरूरतों को पूरा करने के लिए उत्पन्न होते हैं और अनायास विकसित होते हैं।

प्रतिनिधि मंडल

काम का एक हिस्सा या जिम्मेदारी और अधिकार दूसरे को सौंपने और प्रदर्शन के लिए जवाबदेही बनाने की सक्रिय प्रक्रिया को प्रतिनिधिमंडल के रूप में जाना जाता है। इस प्रकार, प्रतिनिधिमंडल के तीन तत्व इस प्रकार हैं-

उत्तरदायित्व सौंपना: इसे कर्तव्य सौंपना भी कहा जाता है। कर्तव्यों को दो भागों में विभाजित किया जा सकता है: एक भाग, जिसे व्यक्ति स्वयं निभा सकता है और दूसरा, जिसे वह अपने अधीनस्थों को निभाने के लिए सौंप सकता है।

अनुदान प्राधिकरण: प्राधिकरण किसी भी कार्य को करने के लिए आवश्यक आधिकारिक शक्तियों और स्थिति को संदर्भित करता है। जब अधीनस्थों को कर्तव्य सौंपे जाते हैं तो उन्हें आवश्यक अधिकार भी प्रदान किये जाने चाहिए

जवाबदेही बनाना: प्रतिनिधि उसे सौंपे गए कार्य के निष्पादन के लिए अपने वरिष्ठ के प्रति पूरी तरह से जवाबदेह है। इस प्रकार, वरिष्ठ अपने अधीनस्थ द्वारा जवाबदेही के माध्यम से प्रदर्शन सुनिश्चित करता है।

विकेन्द्रीकरण

विकेंद्रीकरण का तात्पर्य प्रबंधन के सभी स्तरों और सभी विभागों में अधिकार सौंपने के एक व्यवस्थित प्रयास से है। यह एक सुविचारित योजना के तहत निर्णय लेने की शक्ति को निचले स्तर पर स्थानांतरित कर देता है।

विकेंद्रीकरण के अनेक लाभ हैं। सबसे पहले, यह शीर्ष स्तर के प्रबंधन के कार्यभार को कम करता है। दूसरे, यह कर्मचारियों को प्रेरित करता है और उन्हें अधिक स्वायत्तता देता है। यह पहल और रचनात्मकता को बढ़ावा देता है। यह कर्मचारियों को त्वरित और उचित निर्णय लेने में भी मदद करता है। इस प्रक्रिया में, शीर्ष प्रबंधन को नियमित नौकरियों से मुक्त कर दिया जाता है और यह उन्हें महत्वपूर्ण क्षेत्रों पर ध्यान केंद्रित करने और विकास की योजना बनाने में सक्षम बनाता है।

प्रतिनिधिमंडल और विकेंद्रीकरण के बीच अंतर

विकेंद्रीकरण प्रतिनिधिमंडल के समान नहीं है। मतभेद के बिंदु हैं –

जबकि प्रत्यायोजन जिम्मेदारी और अधिकार सौंपने और इस प्रकार जवाबदेही बनाने की प्रक्रिया है; विकेंद्रीकरण नियोजित प्रतिनिधिमंडल का अंतिम परिणाम है।
प्राधिकार का प्रत्यायोजन प्रबंधक और उसके अधीनस्थों के बीच होता है जबकि विकेंद्रीकरण में पूरा संगठन शामिल होता है, और यह शीर्ष प्रबंधन और प्रभागों/विभागों के बीच होता है।
कार्य में तेजी लाने के लिए प्रत्यायोजन किया जाता है और ट्रेस करना आवश्यक है; जबकि विकेंद्रीकरण वैकल्पिक है और आमतौर पर बड़े पैमाने के संगठनों में किया जाता है।
प्रत्यायोजन के मामले में प्रत्यायोजित उत्तरदायित्व और प्राधिकार प्रत्यायोजितकर्ता द्वारा वापस लिया जा सकता है; जो विकेंद्रीकरण की स्थिति में इतना आसान नहीं है।